総務部・人事部でkintoneを活用する方法とは？効率化と業務改善の手法

kintoneはサイボウズが提供するクラウドサービスで、これまで累計30,000社以上が導入を決めた仕組みです。表計算ソフトよりも快適に動かすことができ、低コストで業務改善ができるとして話題になっています。今回はkitoneを総務部や人事部で活用するための機能や活用方法について解説するので、参考にしてください。

総務部・人事部で役立つkintoneの機能

総務部や人事部が日常的に行う業務は多岐にわたります。kintoneでは簡単にデジタル化ができるのでその一例を活用例を交えて紹介します。

カレンダー表示でのスケジュール管理

kintoneでは、アプリ内のデータをカレンダー形式で表示できるため、スケジュール管理が直感的に行えます。たとえば、社内イベントの開催予定や社員の休暇スケジュールを一目で把握でき、調整がスムーズに進みます。

特定の条件でフィルタをかけることで、部署別や特定期間のみのスケジュール表示も可能です。

活用例

「休暇申請アプリ」に登録されたデータをカレンダー形式で表示し、誰がいつ休暇を取るのかを簡単に確認。特定の期間中に多くの社員が休暇を取っている場合は、早めに調整できます。

プロセス管理で申請フローを簡略化

申請・承認フローをkintoneで自動化することで、紙やメールでのやり取りを省きます。申請内容が登録されると、次の承認者に自動で通知が送られ、承認状況がリアルタイムで更新されます。経費申請や出張申請、休暇申請など、総務・人事業務の定番フローに最適です。

活用例

経費申請アプリ」で申請者がフォームを入力すると、自動的に上司へ通知。承認後は経理担当者に引き継がれ、最終確認が完了したら申請者に結果が通知されます。

ダッシュボードでリアルタイムの情報共有

kintoneのダッシュボード機能を使えば、集計データやグラフをリアルタイムで確認できます。たとえば、社員の評価アンケート結果を集計して可視化したり、業務進捗をグラフで表示することで、重要なデータを一目で把握できます。

活用例

人事評価アプリ」に登録された評価結果をダッシュボードに表示し、平均評価や部門別の傾向をグラフ化。人事会議の資料作成が効率化されます。

フォーム作成で柔軟な従業員情報管理

kintoneのフォーム作成機能を使えば、従業員情報を管理するためのデータベースを簡単に構築できます。名前や連絡先などの基本情報に加え、異動履歴や研修受講記録なども自由に設定可能。検索機能を使えば、条件に合った従業員を瞬時にリストアップできます。

活用例

「従業員管理アプリ」で氏名や部署ごとに検索し、特定の役職やスキルを持つ社員を素早く見つけてプロジェクトにアサイン。

kintoneで改善できる人事の業務一覧

具体的に効率化できる人事業務は以下です。

従業員データの管理

従業員の基本情報や経歴、スキル、給与履歴などを一元管理することで、必要な情報をすぐに取り出せる環境を構築できます。検索機能を活用すれば、特定の条件（例: 部署、役職、資格など）で絞り込むことが可能です。

異動や昇進の履歴も個別に追跡でき、紙やスプレッドシートでの管理に比べて大幅に効率化できます。

採用活動の進捗管理

kintoneを使えば、応募者の情報を管理しながら、採用プロセス全体を見える化できます。応募書類の受領、面接の日程調整、選考結果の記録など、採用業務を一つのアプリにまとめることで、進捗状況をすぐに共有できます。

また、応募者ごとにステータスを設定することでどの段階にいるかを一目で把握可能です。

労務管理と勤怠データの集計

勤怠データや休暇の申請状況をkintoneで一括管理することで、給与計算や労務管理に必要なデータを簡単に集計できます。例えば、各社員の出勤日数や残業時間を自動で計算し、月ごとにレポートとして出力することが可能です。

休暇申請や承認プロセスもオンラインで完結し、紙の申請書類を廃止できます。

人事評価のデータ管理

人事評価に関するデータをkintoneに登録することで、評価結果を見える化し、次回の評価や昇進の際に活用できます。過去の評価履歴を参照することで人事部内で人材が入れ替わっても安心です。

研修や教育プログラムの管理

社員の研修受講状況を管理するためのアプリを作成できます。研修のスケジュールをカレンダー形式で表示したり、受講者リストを自動生成することで、研修の進捗を把握しやすくなります。

また、研修後のアンケートを収集して内容の改善につなげることも可能です。

総務部・人事部で役立つサンプルアプリ5選

kintoneが提供するサンプルアプリの中から特におすすめな5つをご紹介します。

1. 休暇申請

従業員が休暇を取得する際の申請・承認・取得状況を管理するアプリです。社員名簿アプリと連携しており、申請から承認、取得状況の確認まで一元管理が可能です。これにより、
紙ベースの申請書類を廃止し、申請プロセスの迅速化と透明性の向上が期待できます。

2. 人事評価管理

人事部門が社員の評価情報を一元管理できるアプリです。各社員に対して、等級評価や昇給額を登録でき、過去の評価履歴も容易に参照可能です。これにより、評価プロセスの透明性が高まり、公平な人事評価の実施が促進されます。

3. 社員名簿

社員情報を一元管理するアプリで、キーワード検索や複数条件での絞り込みが可能です。探したい情報を迅速に見つけられるだけでなく、データの蓄積により入社人数の推移などの分析も行えます。これにより、組織の人員構成や変遷を把握しやすくなります。

4. タイムカード

勤務の記録・申請・管理ができるアプリです。出勤時刻と退勤時刻を入力すると、勤務時間を自動で計算します。また、上長への申請機能も備えており、勤怠管理の効率化と正確性の向上にも繋がります。

5. 交通費申請

往訪などで発生した交通費の立替金を申請するアプリです。利用した交通費を登録するだけで、合計金額を自動で計算します。これにより、経費精算の手間を削減し、申請から承認までのプロセスをスムーズに進めることができます。

kintoneを活用したタスク管理から経費精算までの実践方法

kintoneを活用するとタスク管理や経費計算をはじめとする各種申請が簡単になります。総務部門の場合、各部署から申請される書類の処理に多くの時間を割く必要がありますが、kintoneを使うことで効率化できます。

たとえば、交通費申請に対応する場合は、kintoneで申請を上げてもらうことで情報の漏れがなくなるのです。申請状況をオンラインで一目で把握できるというメリットもあります。過去の申請履歴と紐づけできるため、いつ、誰が経費を申請したかが一目瞭然でわかるのです。

期限があるものについてはリマインド通知を活用して処理忘れを防ぐことも可能となります。kintoneは社内イベントの管理でも活躍します。会社の健康診断や毎年の社内行事などをイベントカレンダーで管理できるため、事前準備の漏れをなくすことができるでしょう。

総務部の重要な仕事のひとつに契約書の管理があります。これまでは、紙の契約書を部署内で保管しなければなりませんでした。kintoneを使用するとオンライン上で契約書の管理ができ、必要な契約書をいつでも検索・出力できるようになります。

勤怠管理や休日管理の面でもkintoneは活用できます。タイムカード機能を使うと出退勤の時刻や休憩時間、勤務時間などを自動計算してくれるのです。休暇申請機能を使用すると個人ごとの残有給日数を自動計算してくれます。

kintoneは多くのタスクの自動化・効率化に貢献してくれるサービスだといえるでしょう。

成功する総務部・人事部のkintone活用術

ここではkitoneの公式サイトに掲載されている2社の活用例を紹介します。1社目は「サエラ」です。サエラは保険薬局チェーンの運営や健康関連事業を営む会社です。kintoneの導入前は採用情報を表計算ソフトで管理していましたが、情報管理の面で限界を感じていました。

また、他部署や配属先店舗との情報共有という面でも難しさも感じていたのです。kitone導入後は、誰がどの部分を編集したか一目でわかるようになり、情報の混乱がなくなりました。表計算の式が壊れることもなくなり、ストレスなくシステムを利用できています。他部署や店舗との情報共有もしやすくなりました。

2社目はFast Fitness Japanです。この会社はスポーツ施設の企画・経営、フィットネスフランチャイズの経営などを行っています。kitoneの導入前、ほぼすべて書類を紙で作成していたため、情報の検索が大変でした。

kintoneを導入した後は情報検索の時間を大幅に短縮でき、業務を効率化できたのです。kintone導入によりペーパーレス化が進んだだけではなく、情報の検索性が大幅に向上したといえるでしょう。両者ともkintoneの機能を生かして業務効率を大幅に改善しています。

まとめ

今回は総務部・人事部でkintoneを活用する方法について解説しました。業務効率の改善やペーパーレス化は多くの企業にとって共通の課題です。kintoneを導入することは課題解決に道筋をつけ、社内業務を見直すきっかけになるのではないでしょうか。総務部や人事部の業務を改善したいと考えているのであれば、サイボウズに問い合わせてkintoneの導入を検討してみてください。