kintoneは向き不向きがある！導入に向いている・向いていない企業の特徴

業務の効率化やシステム化を実現するために多くの企業が導入しているクラウドサービスがkintone（キントーン）です。使い勝手にはさまざまな評判がみられるため、導入を検討している人で不安に感じている人も多いのではないでしょうか？そこで今回は、キントーンの導入に向いている企業と向いていない企業の特徴を紹介します。

kintoneの仕組み

kintoneは、業務データの一元管理やプロセスの見える化を可能にするクラウド型のノーコードプラットフォームです。その仕組みは、「アプリ」と呼ばれるデータベースとプロセス管理機能を中心に構成されています。

アプリを基盤としたデータ管理

kintoneでは、業務ごとの「アプリ」を作成してデータを管理します。このアプリは、顧客リスト、タスク管理、売上データなど、用途に合わせて柔軟にカスタマイズ可能です。フォーム作成はドラッグ＆ドロップ操作で直感的に行え、プログラミングスキルが不要です。

また、ExcelやCSVファイルから既存データをインポートすることで、すぐに運用を開始できます。さらに、複数のアプリ間でデータを関連付けることができ、業務の一元化が可能です。

プロセス管理と自動化

kintoneには、業務フローをシステム上で管理できる機能が備わっています。例えば、申請・承認プロセスを設定することで、作業の進捗をリアルタイムで把握できるほか、次にどの担当者がアクションを起こすべきかが自動で通知されます。

また、条件分岐や自動化機能を活用することで、ルーチンワークを効率化し、人的エラーを防ぐ仕組みも構築できます。

kintoneの得意なこと・できること

kintoneで実現できることや活用例は具体的に以下の6点です。

1. 業務アプリの作成とカスタマイズ

kintoneでは、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、顧客管理や案件管理、タスク管理など、さまざまな業務アプリを簡単に作成できます。既存のテンプレートを利用することで、迅速な導入が可能です。また、業務の変化に応じて柔軟にカスタマイズできるため、常に最適な業務フローを維持できます。

2. データの一元管理と共有

顧客情報やプロジェクト進捗、売上データなど、業務に必要な情報を一元管理できます。これにより、情報の散在を防ぎ、チーム内での迅速な情報共有が実現します。さらに、アクセス権限の設定により、必要な情報を必要なメンバーだけが閲覧・編集できる環境を構築できます。

3. コミュニケーションの促進

各アプリ内でコメント機能を活用し、データに直接フィードバックや指示を追加できます。これにより、メールやチャットツールを介さずに、業務に関連するコミュニケーションを一元化できます。また、通知機能を活用することで、重要な更新やコメントを見逃すことなく確認できます。

4. プロセス管理とワークフローの自動化

申請・承認フローやタスクの進捗管理を自動化できます。例えば、経費申請の承認プロセスを設定し、申請から承認、支払いまでの流れをシステム上で完結させることが可能です。これにより、手作業によるミスを減らし、業務のスピードアップが期待できます。

5. 外部サービスとの連携

Google WorkspaceやSlackなどの外部ツールと連携することで、業務の幅を広げられます。例えば、Googleカレンダーと連携してスケジュール管理を一元化したり、Slackと連携してリアルタイムの通知を受け取ることができます。

これにより、既存のツールとkintoneを組み合わせて、より効率的な業務環境を構築できます。

6. モバイル対応

スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、外出先でもデータの確認や入力ができます。これにより、現場での情報収集や報告がスムーズになり、リアルタイムでの情報共有が実現します。

kintoneは、これらの機能を活用することで、業務の効率化とチームの生産性向上を支援します。特に、ノーコードでのアプリ作成や柔軟なカスタマイズ性は、業務の変化に迅速に対応できる点で大きな強みです。

kintoneの苦手なこと・できないこと

逆にkintoneで苦手なことは以下の4点です。カスタマイズすることで対応可能なものもありますが、難易度が高いので専門の開発支援会社などへの依頼した方がスムーズに進みやすいです。

1. 高度なデータ分析やBI機能には向いていない

kintoneは基本的なデータ管理や簡単な集計には優れていますが、大量のデータを分析したり、高度なデータ視覚化を行う場合には限界があります。複雑なデータ分析やAIによる予測モデルを必要とする業務では、Power BIやTableauといった専用ツールの方が適しています。

kintoneと外部ツールを連携することで対応できるケースもありますが、そのためには設定や作業が必要です。

2. 大規模データの処理は不得意

kintoneは中小規模の業務に適しており、数百万件単位のデータをリアルタイムで処理するような大規模な業務には適していません。大量データの高速処理を必要とする場合や、複数のシステムと並行して動作するような環境では、ERPシステムやデータベース専用のプラットフォームの方が適しています。

3. 外部ユーザー向けの機能が弱い

kintoneは主に社内利用を前提として設計されています。そのため、外部顧客とのやり取りが多い業務や、顧客専用のポータルサイトの構築には向いていません。

たとえば、外部顧客が利用する専用ページや、顧客データの直接管理が必要な場合、SalesforceやZendeskのようなツールを使用した方がスムーズです。

4. 業界特化型の要件には対応しにくい

kintoneは汎用性が高い一方で、特定業界の細かな要件を満たすための機能は標準で備わっていません。たとえば、医療業界向けの電子カルテや、製造業向けの生産管理といった特殊な機能を必要とする場合、追加の作り込みやツールの組み合わせが求められることがあります。

ご紹介させて頂いたデメリットについても、kintone開発支援会社に依頼することでこれらのデメリットを解決することも可能です。

kintoneの導入に向いている企業の特徴

キントーンは、理想のシステムをカスタマイズしてつくりたいと考えている企業に向いているといえるでしょう。一般的な業務ツールでは、機能が固定されていて自由度が低く、要望にあわせてカスタマイズできないものも多くあります。しかし、キントーンは豊富なアプリ数と簡単な操作性で、プログラミングやITに詳しくなくても、自由にカスタマイズしながら業務アプリをつくりあげることが可能です。

さまざまな業務をひとつの業務ツールで管理したい企業もキントーンの導入に向いています。キントーンでは、部署や業務内容を問わず多種多様なアプリを作成し一元管理できるため、人員の少ない企業や社員が複数の業務を担当している企業にとってメリットがあるでしょう。

また、キントーンは比較的リーズナブルな月額料金で利用できるため、コストを抑えたい企業にも向いています。月額料金以外の初期費用はかからず、1ユーザー単位で契約できるため、導入しやすい契約形態といえるでしょう。複数のアプリを作成しても追加料金はかからないため、現状でさまざまな業務ツールやソフトを使用しコストがかかっている企業は、キントーンで業務アプリを一元化することによってコストを抑えられるでしょう。

kintoneの導入に向かない企業の特徴

反対に、大量のデータを取り扱う企業はキントーンの導入に向いていないといえるでしょう。キントーンは1ユーザーあたりのディスク容量が5GBと少なく、容量を増やすためには追加料金が必要で月額料金が高くなってしまいます。

また、キントーンは基本的な機能は用意されているものの、高度な機能を使うためにはプラグイン（アプリ機能拡張用のソフト）の導入が必要でその際も追加料金がかかります。管理するデータが大容量な企業や高度で専門的な機能を使いたい企業には不向きといえるでしょう。

業務アプリをカスタマイズしていくなかで追加料金がかかるとランニングコストが高くなるので、追加費用の予算を確保できない企業もキントーンの導入に不向きといえます。初期費用と月額料金の安さだけで選んでしまうと、導入後に予想以上にコストがかかってしまうので注意が必要です。あらかじめ使いたい機能が使えるか、外部サービスとの連携やプラグインの導入にいくら必要か確認したうえで導入しましょう。

また、キントーンは自由にカスタマイズして構築していくサービスのため、自分でアプリを作成するのが面倒ではじめから機能などが完成された状態で使いたい場合も向いていないといえます。アプリの作成や基本的な設定などはプログラミングの知識がなくてもできますが、各アプリの連携やプラグインの導入には複雑な設定も必要なため、システムの構築に不安がある企業もキントーン導入の際にはよく検討したほうがよいでしょう。

まとめ

データの管理を整え業務の効率化を実現できれば、社員の負担やミスも減り企業としても利益向上になります。クラウドサービスのkintone（キントーン）は、業務アプリを要望に合わせてカスタマイズして作成でき、メンバー間で共有できます。業務アプリを一元化できるため、データの管理や集計も容易になり業務の効率化を実現できるでしょう。

しかし、1ユーザーあたりのディスク容量が少ないなど欠点もあるため、導入を検討する際は自社に向いているか確認する作業が大切です。現状の業務上での問題点や、導入後にどのように業務に活かしたいかを明確にしたうえで検討するとよいでしょう。