今回は、業務の効率化が図れるシステムkintoneをデータベースとして活用しながら、より効率的に仕事ができるようAccessへの移行方法も解説します。Accessは、マイクロソフト社が開発したデータ管理専用ソフトです。本記事では、kintoneをデータベースとして活用されている方に対し、Accessからの移行方法を解説します。
kintoneをデータベースとして活用する方法
kintoneをデータベースとして活用するべきか迷っているかはいませんか。kintoneをデータベースとして活用する方法について紹介します。
ノンプログラミングでもデータベースが完成する
kintoneをデータベースとして活用する場合、ドラッグ＆ドロップで直感的にデータベースを構築できます。プログラミングの知識がないからとあきらめている方でも、非エンジニアが簡単にアプリを作成できる魅力があります。
もし、業務上必要な項目が発生した場合でも、必要項目は自由に追加・削除できる機能が備わっています。
スマホからもアクセス可能
Kintoneは、スマホやタブレットからのアクセスが可能です。このため、出張が多い方や営業の方は、出先からも情報を簡単に確認できます。効率的に仕事がしたい方や、柔軟性を求める方はkintoneのデータベースで仕事を効率的にこなせます。
ただ、スマホやタブレットを紛失した場合は、不正アクセスのリスクがあるため注意が必要です。
Accessと連携してより便利に
Kintoneは、Accessと連携することでより便利に効率的な仕事ができるでしょう。移行することで、異なるシステム間での一元管理や効率的なデータ活用を実現可能です。また、クラウドサービスとしての利点もあり社外やモバイル機器からのアクセスが可能となり、テレワークにも特化しているでしょう。
セキュリティ面では、IPアドレス制限や二段階認証などの機能が利用可能です。自宅で仕事をする際も、セキュリティを気にせず業務をおこなえるシステムです。
Accessからkintoneへのデータ移行方法
kintoneへデータ移行する際、注意するべきポイントがあります。ポイントに配慮しながら、Accessからkintoneへデータ移行する方法について紹介します。
移行作業の計画・既存データのバックアップ
移行作業をおこなう際、データの量が多ければ多いほど多くの時間を費やします。社内のデータ量が多ければ、複数人でデータ移行に進み余裕をもって作業する必要があるでしょう。そのためには、事前にしっかり計画を立てる必要があります。
また、移行作業する際は人的ミスやソフトウェア障害によってデータが抜け漏れが出てしまう可能性があります。もし、ミスが起こってもすぐに対処できるよう、データのバックアップをしておきましょう。
kintoneの機能をチェックする
Kintoneへ移行作業をおこなう際は、できるだけ容量が多いものを選ぶことをおすすめします。もし、今後使用していくうえで、データ量が増える見込みがある場合は容量の大きいものを選びましょう。
また、PDFや画像ファイルといった添付ファイルの移行が可能かレコード数の制限やモバイルのサイズ制限も合わせて確認しておくことをおすすめします。
kintoneの動作確認
移行先の動作確認は、事前に確認しておきましょう。Kintoneにて連携する場合は、正しく機能するか確認しておくことをおすすめします。kintoneは、社内のデータを一元化することはもちろん、コミュニケーション機能が豊富なデータベースでもあります。
また、専門的な知識を要しないため、直観で動作できるメリットがあります。
kintoneをデータベースとして活用するメリットと注意点
kintoneはデータベース化することで、さまざまなメリットがあります。kintoneをデータベースとして活用するメリットと注意点について紹介します。
大量のデータ量を保持しやすい
Kintoneは、大量のデータ量を保持しやすいメリットがあります。たとえば、顧客情報や販売データなど、膨大なデータを一元的に管理できるシステムです。Kintoneの強みは、データベースとしての拡張性とクラウド上での安定したデータ管理能力といえるでしょう。
汎用的なアプリを構築できる
Kintoneは、多様な業務アプリに対応しており、直観的に操作できるメリットがあります。業務上必要となる顧客情報やプロジェクト管理ツールなどを一括管理できるため、さまざまな業種のニーズに対応できるデータベースといえます。
関数を使用する方はExcelの方がある
Kintoneは、基本的な計算は得意ですが、Excelのような関数は苦手です。Excelの強みは、多様なデータ処理ですがこれらの関数を利用する場合、適切な知識と理解が必要になります。
もし、Kintoneを使用する場合は、業務上どの程度の計算ができたほうがよいか、関数はあまり使用しなくてよいかしっかり見極めてからデータベースとして活用しましょう。
まとめ
本記事では、kintoneをデータベースとして活用されている方に対し、Accessからの移行方法を解説しました。Kintoneに魅力は、直感的な操作性とコミュニケーション機能の充実といえます。また、拡張機能が充実しているメリットもあります。
Kintoneの標準機能でできないことがあっても、拡張機能でできるようになる特徴もあります。現在、Accessを使用している方でデータの移行を検討されている方は、Kintoneをデータベースとして利用することを検討することをおすすめします。
-
引用元：https://www.r3it.com/services/kiminomahoro/kintone
下記に該当する方におすすめ！- kintoneで業務改善や業務課題解決をしたいがどう進めていいか分からない人
- kintoneで内製化を進めてみたがうまくいかない人
- パートナー選びで失敗したことがある人
-
顧客ごとに専任の担当者がつく！
-
開発・導入に関する全体をワンストップで支援！
-
本当に必要な開発や最適な導入方法を提案！
アールスリーインスティテュート キミノマホロ for kintone
kintoneパートナー会社
