営業部でkintoneを活用する方法とは？効率化と成果向上のコツを解説！

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスのことです。累計30,000社以上、毎月550社以上が取り入れているサービスで、業務の効率化などに役立てられています。kintoneはデータを共有し見えるかできる仕組みであるため、営業サポートのツールとしても役立ちます。

営業部で役立つkintoneの機能

kintoneには営業部で役に立つ様々な機能が実装されています。その一つが日々の活動を見える化してくれるレポート機能です。kintoeneのアプリに集積されたデータをもとにグラフを作成し、リアルタイムで表示してくれます。そのおかげで、会議のための資料作成がしやすくなり、分析のたびにデータをまとめ直す手間を大幅に削減できます。

日々の営業活動の把握という点でもkintoneは役立ちます。日々の予定や顧客フォロー、タスクの期限、サービスの更新期日などを表示するリマインド通知機能があるため、タスクの抜けや漏れを防げます。kitoneは業務の進捗管理の機能も有しています。どの担当者が、どの業務を実行しているかを把握できるため、営業部全体の進捗管理ができます。

kintoneは全体情報の共有だけではなく、特にその情報を知ってほしい人を対象とした通知（メンション）もしてくれます。メンションの相手は個人だけではなく、チーム・組織単位でも行えますので、かなり小回りが利きます。

せっかく情報を共有しても、情報をもとにした意識を共有できなければ効果が半減してしまいます。情報共有が必要な社内のメンバーでコミュニケーションを取りやすくする機能や、社外のメンバーとのやりとりにも活用できるコミュニケーション機能も有しています。

スマートフォンやタブレットといったモバイルにも対応しているため、時間と場所を選ばず仕事ができるのもkintoneの機能の特徴といえるでしょう。さらに、kintone専用の拡張機能サービスや外部サービスとの連携もできるため、幅広く利用することが可能です。

営業部でkintoneを活用するメリット

営業部でkintoneを活用するメリットは3つあります。1つ目は顧客情報をチームで共有できることです。たとえば、顧客からもらった名刺の情報をチーム全員で共有したり、PCやスマホから簡単に該当する顧客の情報を検索できたり、案件履歴を紐づけ管理したりできます。これまで、担当者が一人で抱え込んでいた情報をチーム全員で共有することで、「担当者以外はわからない」という状況を回避し、業務の属人化を防げます。

2つ目は全体進捗を見える化（案件管理）できることです。営業部のそれぞれのメンバーが実行しているタスクや顧客情報を閲覧できるため、チームリーダーは迅速に指示できます。案件管理機能を使うと、外出先でもタスクや顧客の状況を確認できますし、レポート機能を使用して案件の進捗報告の手間を減らせます。

また、案件管理の履歴を見ることで担当者の変更や体調不良による休みといった不測の事態が発生したときでもスムーズに案件を引き継ぐことができます。

3つ目はスピーディな申請業務の実現です。営業活動を行っていると交通費の申請や社内での稟議など様々な申請が必要となります。そのたびに、担当している部署や上司との確認に時間がとられがちです。kintoneではスマホを使って申請業務ができるため、外出先からスピード決済してもらうことができ、営業の機動力を高められます。また、申請状況が一目でわかるため管理者側も労力を節約できるというメリットがあります。

他にもセミナー参加者の情報を一元管理できる「セミナー管理」や契約書の作成から確認まで一貫して行ってくれる「契約書管理」など便利な機能が多数取り揃えられています。

【営業部】kintoneでできること

さまざまな管理が容易になる

kintoneでは、顧客や案件、セミナーなどの情報管理が容易です。情報はすべてチームで共有できるので、引き継ぎでのストレスも軽減できます。とくに多くの顧客を抱えている企業は、kintoneを導入することでスムーズな管理が可能になります。

顧客情報

顧客の情報を一元管理できるほか、キーワード検索や条件の絞り込みなどさまざまな機能が利用可能です。さらに、情報ページでは過去の実績も確認できるので、効率的な営業活動が叶います。

たとえば、これまでメールやExcelで情報分散していた場合、kintoneなら顧客情報の紐づけや案件の属人化が防げるため、スピーディーな情報共有や担当変更の引き継ぎが容易になります。また、情報をアップデートしたタイミングも自動で記録してくれるので、変更履歴も確認しやすいでしょう。

案件情報・進捗

案件情報では、商談履歴の確認や見積の登録などがスムーズになります。顧客情報アプリと紐づければ、会社名や担当者名を間違える心配がありません。受注や納品予定日など、業務に合わせてカスタマイズすれば、業務の効率化も図れるでしょう。
一方で、案件の進捗管理も簡単に行えます。すべてのデータはグラフで見える化し、メンバーの工数が把握できるので、営業状況の確認・分析も簡単です。

ファイル管理

これまで紙の書類でファイル管理をしていた方は、kintoneにすることで一元管理が可能になります。Web上で管理できるので、書類が散乱・紛失する心配もなく、何より探す手間がはぶけるので業務の効率化につながります。
実際、kintoneを導入している各企業は、写真や図面の共有や契約書の書類管理などに使っています。担当者や更新日なども合わせて管理しておくと、うっかり上書きしてしまった場合でもすぐに元に戻せるでしょう。

セミナー管理

セミナー参加者の名簿も、kintoneを使えば簡単に管理できます。たとえば、どんな人が参加したのか、状況や対応内容などが挙げられます。参加後にはWeb上でアンケートをとることができ、ペーパーレスなので回収・集計の手間もはぶけます。

作成機能が充実している

kintoneでできることは、顧客情報や案件情報の管理だけではありません。見積り作成や日報・報告書などの作成機能も充実しています。

見積り

見積書の作成が可能な「商品見積書パック」が用意されています。商品リストアプリ＋見積書作成アプリがいっしょになったもので、自社に合わせて自由に商品リストの変更が可能です。また、テーブル形式で行の追加ができ、商品情報を簡単に参照できます。

帳票出力と連携できるサービスを利用すれば、帳票の出力もスムーズになります。

日報・報告書

内容がわかりにくい日報や報告書も、kintoneなら統一したフォーマットで一元管理できるので、日々の業務内容や報告事項などを簡単に把握できます。コメント欄を使用すれば日報へのフィードバックやディスカッションなども可能になり、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
ほかにも、キーワード検索で振り返りや引き継ぎにも役立てられ、スマホを使えば外出先からも日報の登録・閲覧が可能になります。

データをもとにやり取りできる

アプリに蓄積されたデータをもとに、円滑なコミュニケーションも実現します。さらに、データをグラフ化することもできるので、日報や報告書を作成する際はデータ分析の手間も省けます。データを賢く利用できるのは、kintoneのよいところでしょう。

コミュニケーション

それぞれのデータにはコメント機能がついているので、データにもとづいて適切なアドバイスができます。また、やり取りしたコメントはすべて履歴として蓄積され、ミスコミュニケーションや引き継ぎ作業の削減にもつながります。「スレッド」を利用すれば、SNSのようなコミュニケーションも可能でしょう。

グラフ化

データをグラフ化することで、日報や報告書のデータ分析が不要になり、データから条件の絞り込むみや一覧表示が可能になります。また、グラフの種類も横棒グラフや折れ線グラフ、クロス集計表などから自社に合ったものを選べるので、業務の効率化も図れるでしょう。

kintoneの活用術

kitoneを導入した企業のなかには大きな成功を上げているものもあります。たとえば、電気・ガス代見直しサービスサイトのエネチェンジを運営しているエネチェンジ株式会社では、kintoneの導入により法人案件を15倍に伸ばすなど、成約件数を一気に伸ばしつつそれらを適切に管理できるようになりました。

kitoneの導入前は顧客情報をエクセル上で管理していたため、データが重くて開かなかったり、計算式がずれたりといった弊害が発生してきました。kintone導入後は顧客管理の手間が大幅に削減され業務効率が改善されました。顧客からの問い合わせの記録もスムーズにできるようになり、案件数を増やしても処理できるようになったのです。

また、専門知識がない非エンジニアでもkitoneを管理できるというメリットがあります。専門家を新たに雇ったり、社内の他部署から移動させたりしなくてもよいため、導入の負担が軽いという長所もあるのです。

まとめ

今回はkitoneを営業部で活用するメリットや活用例について解説してきました。kintoneは会社の情報共有のしやすさや業務効率の改善という点で大きな効果が期待できるツールです。足元の教務を効率化し、新たな成長チャンスを生み出したいと考えているのであれば、ぜひ一度、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。